Staff Warehouse yang efisien dan pengalaman berusaha memberikan KPI
teratas untuk target dan sebagai rekan gudang yang siap
mempertahankan faststorage, putaway dan delivery
Metode penilaian persediaan merupakan salah satu metode yang digunakan perusahaan dalam persediaan stok sesuai dengan kebutuhan bisnisnya.
Terdapat tiga jenis metode penilaian persediaan: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), dan WAC (Weighted Average Cost).
1. Metode FIFO
FIFO (First in First Out) merupakan metode yang digunakan untuk menjual tergantung dari kapan produk tersebut tiba di gudang pemilik usaha. Singkatnya, metode ini memilih untuk menjual produk-produk yang datang terlebih dahulu.
Oleh karena itu, tidak semua jenis usaha cocok dengan menggunakan metode ini untuk usaha mereka. Lantas, usaha apa yang paling cocok dengan FIFO?
Usaha yang cocok menggunakan Metode FIFO adalah Rumah Makan ataupun Supermarket yang biasanya menjual produk-produk dengan masa waktu penggunaan tertentu.
Dengan menggunakan FIFO, pemilik usaha akan menyesuaikan penjualan mereka sesuai dengan produk yang paling mendekati masa expire-nya. Dengan begitu, mereka tidak akan merasa merugi karena produknya rusak ataupun basi.
2. Metode LIFO
LIFO (Last in First out) merupakan metode persediaan yang berbanding terbalik dibandingkan dengan FIFO (First in First Out). Sebab, LIFO lebih akan menjual produk yang baru masuk ke dalam stok dari pada produk lama apabila produk tersebut sedang dicari oleh para pelanggan. Dengan begitu, pemilik usaha bisa mendapatkan omzet yang lebih besar dengan menaikkan Harga Pokok Penjualannya.
Contoh jenis usaha yang menggunakan Metode LIFO adalah pengusaha ritel baju. Ketika sedang tren film Marvel Black Panther, penjualan baju muslim koko meningkat sangat pesat. Akibatnya, banyak pemilik usaha yang menaikkan harga jual baju tersebut sehingga bisa mendapatkan omzet yang lebih besar. Jika permintaan pasar kembali stabil, mereka akan sedikit ‘mengatrol’ harga tersebut.
3. Metode Average
Terakhir, ada Metode Rata-rata (Average) yang digunakan untuk mencari tahu harga jual dari sebuah produk sesuai dengan harga beli produk. Caranya adalah dengan menggunakan perhitungan biaya rata-rata per unit. Lebih lengkapnya, silakan gunakan formula yang tertera di bawah ini:
Average: Harga Total Persediaan/ Harga Unit
Misalnya, kamu membeli produk A sebanyak dua kali di jenjang waktu yang berbeda. Harga keduanya berbeda karena kamu memesan dari pemasok yang berbeda. Agar harga jual sama, kamu harus menjumlahkan semua produk tersebut kemudian cari harga rata-ratanya sesuai dengan formula yang ada di atas.
Staff Warehouse adalah pekerjaan terkait pergudangan yang berperan penting dalam mengatur dan memastikan bahwa pendistribusian dapat berjalan lancar serta stock bahan baku masih dapat memenuhi target produksi. Dengan demikian, kedudukannya sangat berpengaruh pada supply chain perusahaan.
Staff Warehouse
Karyawan gudang atau staff warehouse adalah pekerja yang bertanggung jawab dalam menjaga kelancaran distribusi serta penataan barang di dalam gedung penyimpanan bahan baku dan produk perusahaan. Selain itu, mereka bertugas menempatkan barang sesuai dengan daftar, data, sekaligus memastikan stock opname berjalan sebagaimana mestinya.
Menurut definisi di atas, dapat kita simpulkan bahwa staff warehouse adalah bagian dari divisi logistik karena mengurusi persediaan, penataan, mencatat stok, memastikan tidak ada produk kadaluarsa, bahkan hingga membuat laporan tiap kali melakukan stock opname.
Selain itu, mereka juga memiliki tanggung jawab dalam pendistribusian mulai dari persiapan hingga melepas barang ke tangan distributor. Mengingat betapa kompleksnya tugas tersebut, maka jika ingin bekerja sebagai staff warehouse artinya Anda harus memiliki ketelitian tinggi, kekuatan fisik, dan kemauan bekerja keras.
Tugas Warehouse Staff
Menata Barang Sesuai Ketentuan Jobdesk paling umum bagi seorang warehouse staff adalah melakukan penataan barang agar teratur sesuai tanggal diterima, ketahanan, kondisi, serta kategori lain berdasarkan karakteristiknya. Dengan demikian, jika perusahaan akan mendistribusikan produknya, proses pemindahan dari gudang dapat berjalan lancar, efektif, serta efisien.
Melakukan Pendataan Selanjutnya, tugas warehouse staff yakni mendata jumlah keluar masuknya barang. Mereka bertanggung jawab atas kesesuaian data dalam laporan dengan kenyataan di lapangan. Selanjutnya, kondisi benda juga perlu dirinci agar bisa tersortir mana saja yang sesuai kriteria perusahaan.
Pemindahan Barang Saat Distribusi Tugas lain seorang warehouse staff adalah memantau perpindahan barang selama proses distribusi, baik keluar maupun masuk gudang. Pekerjaan ini lalu diteruskan dengan mencatat, memindahkan, dan menatanya sesuai kelompok yang sudah ditentukan.
Koordinasi Tim Menjaga kekompakan dan menyatukan pemahaman terkait penataan, pencatatan, dan pengelompokan adalah hal yang penting bagi warehouse staff. Semua anggota tim wajib memahami alur sekaligus prosedur keluar masuknya barang. Dengan begitu, pengelolaan gudang dapat berjalan lancar.
Memastikan Data Produk yang Akan Dikirim Sebelum distribusi dimulai, kewajiban warehouse staff adalah mendata sekaligus memastikan produk yang akan dikirim telah sesuai dengan permintaan para distributor. Selain itu, mereka wajib memantau perputaran roda distribusi dan membuat laporan sesuai realita lapangan.
Mematuhi Prosedur Seorang warehouse staff juga harus mematuhi prosedur dan SOP yang telah ditentukan perusahaan terkait pengadaan barang, distribusi, serta pengelolaan gudang. Hal ini dimaksudkan supaya terjadi keselarasan kerja antara tim dengan pengusaha.
Pemeliharaan Barang Secara Preventif Salah satu kegiatan yang menjadi tugas warehouse staff adalah pemeriksaan dan pemeliharaan barang dalam gudang agar kualitasnya tetap terjaga. Selain itu, mereka juga wajib melakukan penyortiran kelayakan produk sesuai SOP perusahaan sehingga proses distribusi tidak akan terhambat.
Syarat wajib dari Staff Warehouse
Mengerti Mekanisme Supply Chain Supply chain adalah serangkain proses suatu produk sejak diproduksi hingga sampai ke tangan konsumen. Alasan mengapa warehouse staff perlu memahaminya adalah karena pekerjaan mereka berhubungan dengan proses distribusi, yakni penyaluran barang ke tangan pembeli.
Mampu Melakukan Administrasi Gudang Syarat mutlak untuk menjadi seorang warehouse staff adalah wajib memahami serta mampu melakukan sederet kegiatan administrasi gudang yang meliputi pencatatan barang masuk dan keluar, klasifikasi sesuai SOP, serta dokumentasi.
Memiliki Fisik yang Kuat Sebagaimana telah dijabarkan di atas, warehouse staff adalah pekerjaan yang cukup berat, maka Anda harus memiliki fisik kuat untuk mengangkut barang dan keliling gudang dalam waktu lama.
Memahami Matematika Dasar Penting bagi seorang warehouse staff untuk memahami matematika dasar karena mereka akan sering bertugas menghitung stok, melakukan pencatatan, serta membuat laporan persediaan.
Teliti, Dapat Bekerja Sama, dan Berkomunikasi dengan Baik Seorang warehouse staff harus selalu fokus dengan peredaran barang dalam gudang. Oleh karena itu ketelitian adalah hal yang penting. Selain itu, kemampuan bekerja secara tim dan komunikasi juga menjadi modal utama agar koordinasi tim berjalan lancar.
Service Level Agreement (SLA) merupakan bagian integral dari kontrak vendor mana pun. Selain mencantumkan ekspektasi kualitas dan jenis layanan, SLA menawarkan perbaikan ketika satu pihak gagal memenuhi semua persyaratan yang disebutkan.
Namun, tidak semua orang memahami apa itu SLA atau mengapa itu penting?
SLA adalah kontrak atau kesepakatan antara perusahaan dan penyedia layanannya yang menyatakan secara rinci harapan dan kewajiban hubungan tersebut. Ada beberapa keuntungan bekerja sama dengan penyedia layanan, tetapi untuk mendapatkan hasil maksimal dari jenis kemitraan ini, SLA harus diterapkan. SLA bertindak sebagai blueprint layanan yang disediakan vendor dan dapat melindungi aset dan reputasi perusahaan Anda. Meskipun SLA telah ada untuk beberapa waktu, mereka menjadi lebih populer sekitar 10 tahun yang lalu ketika outsourcing mulai mendominasi industri TI.
Menetapkan Standar
Di masa lalu, ketika pelanggan memberikan tanggung jawab khusus kepada penyedia layanan TI, mereka ingin mempertahankan kendali penuh atas kualitas layanan dan memastikan pengeluaran yang tepat. Oleh karena itu, mereka memerlukan indikator dan metrik tertentu untuk dipertahankan, seperti waktu aktif server aplikasi / layanan web, waktu penyelesaian masalah, dan waktu respons customer services. Seiring waktu, SLA diadopsi sebagai standar industri untuk dokumentasi dan audit yang memadai dari standar yang telah disepakati ini.
Komponen SLA (Service Level Agreement)
Meskipun tidak semua SLA identik, sebagian besar terdiri dari bagian serupa yang mencakup semua area hubungan client / mitra:
Services
Bagian ini mencakup manfaat yang diberikan vendor. Misalnya, penyedia internet memberi pengguna akses ke ketersediaan internet dan layanan terhubung lainnya. Bagian layanan berisi spesifik dari semua layanan yang disediakan, kondisi ketersediaan layanan, tanggung jawab masing-masing pihak, prosedur eskalasi, standar (seperti jendela waktu untuk setiap tingkat layanan), dan pengorbanan biaya / layanan.
Measurement
Bagian pengukuran digunakan untuk metrik yang mengukur komitmen layanan. Bagian pengukuran biasanya memiliki catatan yang menyoroti indikator kinerja utama, standar khusus, dan metode untuk mengukur kinerja, frekuensi, dan detail pelaporan.
Intervals
Semua SLA harus memiliki bagian yang menguraikan lamanya waktu perjanjian diberlakukan dan interval di mana kontrak diaudit dan dinegosiasikan ulang.
Obligations
Beberapa SLA memiliki kewajiban yang harus dipenuhi vendor dan pelanggan selama jangka waktu SLA agar perjanjian dapat diberlakukan. Ketika kewajiban ini tidak dipenuhi karena alasan apa pun, biasanya pelanggaran SLA akan diklaim, memungkinkan pelanggan untuk menggunakan hak mereka untuk menerima biaya penalti dari vendor.
Penalties
Bagian hukuman menguraikan konsekuensi jika gagal mematuhi komponen kewajiban SLA.
Manfaat SLA (Service Level Agreement)
Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat disediakan SLA untuk hubungan penyedia layanan baru dan berkelanjutan.
Mereka menetapkan pedoman yang jelas. SLA penting untuk memastikan kedua belah pihak berada di halaman yang sama dalam hal standar dan layanan. Dengan membuat perjanjian tingkat layanan, vendor dan client memiliki metode yang terdokumentasi dengan jelas untuk bekerja melalui harapan bersama mereka. Membuat pedoman yang jelas dan terukur diperlukan karena menurunkan kemungkinan mengecewakan client dan menawarkan bantuan kepada klien jika kewajiban tidak dipenuhi. SLA menyediakan jalan lain untuk kewajiban yang terlewat. Jika vendor gagal memenuhi kewajibannya, harus ada konsekuensi. Dalam SLA Anda, penalti dapat dan harus didefinisikan sebagai prosedur garis besar jika salah satu pihak gagal memenuhi standar kinerja. Hukuman moneter ini dapat membantu perusahaan Anda jika terjadi kerugian, dan juga melindungi kepentingan terbaik client dan vendor.
Ini memberi ketenangan pikiran kepada client. Mereka memiliki kontrak yang dapat mereka rujuk yang memungkinkan mereka untuk meminta pertanggungjawaban vendor mereka. Ini juga merinci jenis layanan yang akan mereka dapatkan. Jika kebutuhan tidak terpenuhi, mereka dapat mengurangi beberapa dampak dengan memberikan kompensasi uang melalui penyedia mereka. Bagi banyak perusahaan, ini adalah jaminan yang mereka butuhkan untuk memulai hubungan dengan mitra yang belum pernah mereka tangani sebelumnya.
SLA juga menciptakan peluang bisnis baru. Dalam banyak kasus, client akan meninggalkan vendor jika mereka merasa tidak mendapatkan perhatian pribadi yang cukup. Calon client sering kali mencari untuk memulai hubungan profesional baru karena mereka telah mengalami layanan buruk dari penyedia layanan lain dan sedang mencari mitra yang dapat memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik. Akibatnya, memanfaatkan SLA bisnis dapat menjadi alat penjualan yang ampuh. Dengan mengatasi kesenjangan umum dalam perjanjian SLA dan menciptakan transparansi dalam hubungan, perusahaan jasa dapat dengan cepat mengatasi masalah umum client potensial dan secara jelas menguraikan bagaimana mereka akan memastikan standar layanan yang tinggi.
Memiliki SLA dapat saling menguntungkan bagi calon client yang mencari layanan dan penyedia terkelola. Dengan memahami apa yang harus dicari dalam perjanjian Anda dan menyusun harapan yang jelas di awal perjanjian client / mitra Anda, Anda dapat memastikan kepentingan terbaik perusahaan Anda selalu menjadi prioritas utama dan memaksimalkan nilai hubungan bisnis Anda.
Analisis ABC (Activity Base Cost) adalah metode dalam manajemen persediaan (inventory management) untuk mengendalikan sejumlah kecil barang, tetapi mempunyai nilai investasi yang tinggi.
Analisis ABC didasarkan pada sebuah konsep yang dikenal dengan nama Hukum Pareto (Ley de Pareto), dari nama ekonom dan sosiolog Italia, Vilfredo Pareto (1848-1923). Hukum Pareto menyatakan bahwa sebuah grup selalu memiliki persentase terkecil (20%) yang bernilai atau memiliki dampak terbesar (80%). Pada tahun 1940-an, Ford Dickie dari General Electric mengembangkan konsep Pareto ini untuk menciptakan konsep ABC dalam klasikasi barang persediaan.
Berdasarkan hukum Pareto, analisis ABC dapat menggolongkan barang berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah, dan kemudian dibagi menjadi kelas-kelas besar terprioritas; biasanya kelas dinamai A, B, C, dan seterusnya secara berurutan dari peringkat nilai tertinggi hingga terendah, oleh karena itu analisis ini dinamakan “Analisis ABC”. Umumnya kelas A memiliki jumlah jenis barang yang sedikit, namun memiliki nilai yang sangat tinggi.
Dalam hal ini, saya akan menggunakan tiga kelas, yaitu: A, B, dan C, di mana besaran masing-masing kelas ditentukan sebagai berikut (Sutarman, 2003, pp. 144–145):
Kelas A, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 15-20% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 75-80% dari total nilai uang.
Kelas B, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 20-25% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 10-15% dari total nilai uang.
Kelas C, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 60-65% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 5-10% dari total nilai uang.
Besaran masing-masing kelas di atas akan membentuk suatu kurva sebagaimana terlihat pada Gambar 1 di bawah ini.
Gambar 1. Kurva Analisis ABC (Sumber: Kusnadi, 2009, p. 9)
Adapun langkah-langkah atau prosedur klasikasi barang dalam analisis ABC adalah sebagai berikut:
Menentukan jumlah unit untuk setiap tipe barang.
Menentukan harga per unit untuk setiap tipe barang.
Mengalikan harga per unit dengan jumlah unit untuk menentukan total nilai uang dari masing-masing tipe barang.
Menyusun urutan tipe barang menurut besarnya total nilai uang, dengan urutan pertama tipe barang dengan total nilai uang paling besar.
Menghitung persentase kumulatif barang dari banyaknya tipe barang.
Menghitung persentase kumulatif nilai uang barang dari total nilai uang.
Membentuk kelas-kelas berdasarkan persentase barang dan persentase nilai uang barang.
Menggambarkan kurva analisis ABC (bagan Pareto) atau menunjuk tingkat kepentingan masalah.
Dengan analisis ABC, kita dapat melihat tingkat kepentingan masalah dari suatu barang. Dengan begitu, kita dapat melihat barang mana saja yang perlu diberikan perhatian terlebih dahulu.
Warehouse adalah sistem logistik pada gudang di suatu perusahaan untuk menyimpan dan menyediakan informasi terkait status pengiriman barang serta kondisi fisik hingga persediaan barang yang akan diperbarui datanya pada kurun waktu tertentu.
Apa itu Warehouse?
Rows of shelves with goods boxes in huge distribution warehouse at industrial storage factory.
Warehouse adalah sistem pergudangan atau logistik yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan dan menyediakan barang. Bedanya dengan gudang biasa adalah warehouse adalah sistem pada warehouse memberikan informasi mengenai ketersediaan atau stok barang, kondisi barang tersebut hingga status pengiriman barang.
Sistem ini memiliki peran yang penting pada supply chain management (SCM) atau kata lainnya adalah sistem rantai pasokan yang akan selalu diperbarui dan hanya bisa diakses oleh beberapa pegawai tertentu sesuai ketentuan.
Beberapa aktivitas penting yang terjadi pada sistem warehouse seperti menerima barang dan unloading atau melakukan pengiriman barang ke luar.
Warehouse akan menyimpang barang dalam jumlah banyak, untuk itu, Pins, diperlukan trik penataan pada warehouse agar mudah melakukan pencarian barang.
Hal yang perlu dicermati dan dipertimbangkan saat membangun gedung warehouse adalah seperti apa tata letak bangunan dan ruangannya nanti, berapa kira-kira jumlah permintaan barang dari pasar, jenis gudang dan fasilitas pendukung. Bila perlu, kamu juga bisa melengkapinya dengan teknologi canggih seperti material handling automatic.
Tujuan Warehouse Perlu Dibangun
Sebagai penunjang mobilitas bisnis logistik atau sejenisnya, warehouse perlu dibangun di gedung yang memenuhi kriteria khusus agar kegiatan logistik berjalan lancar.
Berfungsi sebagai transportation (production cost reduction), yakni memiliki peran dalam mengendalikan dan mengefisiensikan biaya transportasi dan produksi. Sekalipun suatu barang diproduksi dalam jumlah banyak tetapi permintaannya justru sedikit, barang tersebut bisa disimpan di warehouse.
Berfungsi sebagai coordination of supply and demand, maksudnya adalah warehouse sebagai tempat penyimpanan barang yang aman saat permintaan di pasar mengalami fluktuasi.
Berfungsi sebagai production needs, bukan hanya menyimpan barang saja melainkan berperan hingga proses produksi akhir. Misalnya anggur dan keju yang memerlukan waktu simpan lebih lama agar kualitas produk tersebut baik.
Berfungsi sebagai marketing considerations, maksudnya adalah gudang sebagai solusi dalam pendistribusian produk untuk mempermudah dan mempercepat pengiriman barang.
Rekomendasi Rancangan Layout Warehouse
Smart factory equip with AGVs, 3D printers and robotic arm. 3D rendering image.
Agar gudang atau warehouse memiliki ruangan dan sistem logistik yang efektif dengan meminimalisir biaya material handling, berikut ini beberapa metode yang bisa kamu terapkan untuk merancang tata letak warehouse.
Shared storage, dasar dari metode ini adalah First In First Out (FIFO) di mana produk atau barang yang akan dikirim oleh konsumen dalam waktu dekat diletakkan di dekat pintu in-out (keluar-masuk).
Dedicated storage, prinsip metode ini adalah menyimpan produk atau barang di bagian yang sudah disediakan dan tetap tidak berubah-ubah.
Class based storage, prinsip dari metode penataan ini adalah menggolongkan produk ke dalam 3 golongan sesuai pareto analysis atau memperhatikan ukuran hingga jenis produk.
Continuous warehouse, metode continuous menerapkan prinsip make to order di mana produk disimpan berdasarkan pesanan atau permintaan pelanggan atau yang sudah masuk ke dalam periode waktu antar produk.
Metode ini juga memperhatikan ketersediaan maksimum dan minimum dari suatu produk atau barang dengan tujuan untuk memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan perusahaan.
Warehouse Perlu Ditata, Kenapa?
Penting untuk memperhatikan bagaimana kamu menata warehouse karena:
Kinerja karyawan akan lebih optimal dengan rancangan dan tata letak warehouse yang baik.
Bila kinerja karyawan meningkat, maka performa perusahaan pun ikut meningkat.
Operator material handling seperti mesin forklift tidak perlu keliling ruangan saat melakukan penyimpanan atau pengeluaran barang.
Daya guna warehouse tersebut pun semakin tinggi.
Jenis-jenis Warehouse
Jenis-jenis warehouse tergolong ke dalam 3 jenis berdasarkan karakteristiknya, di antaranya.
Raw Material Storage (Stock Room)
Warehous jenis ini berfungsi untuk menyimpan setiap material yang dibutuhkan proses produksi. Warehouse jenis ini terbagi ke dalam dua jenis ruangan, yakni di dalam bangunan pabrik atau ruang produksi (indoor) dan ada beberapa material yang disimpan di luar bangungan (outdoor).
Working Process Storage
Barang-barang yang disimpan di jenis warehouse ini adalah barang atau material yang sedang dalam tahap proses pengerjaan atau produksi. Kamu bisa menemukan jenis warehouse working process storage pada industri manufaktur.
Pasalnya, pada industri tersebut material-material yang dibutuhkan harus melewati seleksi operasi dan pengerjaan produksi terlebih dahulu.
Finished Goods Storage
Sesuai dengan namanya, jenis warehouse finished goods storage menyimpan produk atau barang yang sudah selesai dikerjakan.
Fungsi Warehouse
Warehouse merupakan salah satu unsur yang memiliki peran penting dalam sistem supply chain management. Fungsi dan peran penting tersebut, seperti:
Kecepatan (Speeds), salah satu strategi kompetitif perusahaan adalah memasok produk sedekat mungkin dengan pasar agar proses pemasaran atau pengiriman jadi lebih cepat.
Efisiensi (Efficiency), dinilai dari seberapa efektifnya rantai pasokan produk dari berbagai unit. Biasanya banyak perusahaan akan terus memperbaiki sistem ini.
Efektivitas (Effectiveness), memberikan kemudahan pada konsumen untuk mengakses dan mendapatkan produk atau barang.
Reliabilitas (Reliability), memiliki fungsi sistem informatif, komunikatif, hingga eksekusi agar seluruh fungsi yang telah disebutkan berjalan dengan efektif dan efisien.
