Apa Itu Service Level Agreement (Sla) ?

Service Level Agreement (SLA) merupakan bagian integral dari kontrak vendor mana pun. Selain mencantumkan ekspektasi kualitas dan jenis layanan, SLA menawarkan perbaikan ketika satu pihak gagal memenuhi semua persyaratan yang disebutkan. 

Namun, tidak semua orang memahami apa itu SLA atau mengapa itu penting?

SLA adalah kontrak atau kesepakatan antara perusahaan dan penyedia layanannya yang menyatakan secara rinci harapan dan kewajiban hubungan tersebut. Ada beberapa keuntungan bekerja sama dengan penyedia layanan, tetapi untuk mendapatkan hasil maksimal dari jenis kemitraan ini, SLA harus diterapkan. SLA bertindak sebagai blueprint layanan yang disediakan vendor dan dapat melindungi aset dan reputasi perusahaan Anda. Meskipun SLA telah ada untuk beberapa waktu, mereka menjadi lebih populer sekitar 10 tahun yang lalu ketika outsourcing mulai mendominasi industri TI.

Menetapkan Standar

Di masa lalu, ketika pelanggan memberikan tanggung jawab khusus kepada penyedia layanan TI, mereka ingin mempertahankan kendali penuh atas kualitas layanan dan memastikan pengeluaran yang tepat. Oleh karena itu, mereka memerlukan indikator dan metrik tertentu untuk dipertahankan, seperti waktu aktif server aplikasi / layanan web, waktu penyelesaian masalah, dan waktu respons customer services. Seiring waktu, SLA diadopsi sebagai standar industri untuk dokumentasi dan audit yang memadai dari standar yang telah disepakati ini.

Komponen SLA (Service Level Agreement)

Meskipun tidak semua SLA identik, sebagian besar terdiri dari bagian serupa yang mencakup semua area hubungan client / mitra:

• Services

Bagian ini mencakup manfaat yang diberikan vendor. Misalnya, penyedia internet memberi pengguna akses ke ketersediaan internet dan layanan terhubung lainnya. Bagian layanan berisi spesifik dari semua layanan yang disediakan, kondisi ketersediaan layanan, tanggung jawab masing-masing pihak, prosedur eskalasi, standar (seperti jendela waktu untuk setiap tingkat layanan), dan pengorbanan biaya / layanan.

• Measurement

Bagian pengukuran digunakan untuk metrik yang mengukur komitmen layanan. Bagian pengukuran biasanya memiliki catatan yang menyoroti indikator kinerja utama, standar khusus, dan metode untuk mengukur kinerja, frekuensi, dan detail pelaporan.

• Intervals

Semua SLA harus memiliki bagian yang menguraikan lamanya waktu perjanjian diberlakukan dan interval di mana kontrak diaudit dan dinegosiasikan ulang.

• Obligations

Beberapa SLA memiliki kewajiban yang harus dipenuhi vendor dan pelanggan selama jangka waktu SLA agar perjanjian dapat diberlakukan. Ketika kewajiban ini tidak dipenuhi karena alasan apa pun, biasanya pelanggaran SLA akan diklaim, memungkinkan pelanggan untuk menggunakan hak mereka untuk menerima biaya penalti dari vendor.

• Penalties

Bagian hukuman menguraikan konsekuensi jika gagal mematuhi komponen kewajiban SLA.

Manfaat SLA (Service Level Agreement)

Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat disediakan SLA untuk hubungan penyedia layanan baru dan berkelanjutan.

• Mereka menetapkan pedoman yang jelas. SLA penting untuk memastikan kedua belah pihak berada di halaman yang sama dalam hal standar dan layanan. Dengan membuat perjanjian tingkat layanan, vendor dan client memiliki metode yang terdokumentasi dengan jelas untuk bekerja melalui harapan bersama mereka. Membuat pedoman yang jelas dan terukur diperlukan karena menurunkan kemungkinan mengecewakan client dan menawarkan bantuan kepada klien jika kewajiban tidak dipenuhi. SLA menyediakan jalan lain untuk kewajiban yang terlewat. Jika vendor gagal memenuhi kewajibannya, harus ada konsekuensi. Dalam SLA Anda, penalti dapat dan harus didefinisikan sebagai prosedur garis besar jika salah satu pihak gagal memenuhi standar kinerja. Hukuman moneter ini dapat membantu perusahaan Anda jika terjadi kerugian, dan juga melindungi kepentingan terbaik client dan vendor.

• Ini memberi ketenangan pikiran kepada client. Mereka memiliki kontrak yang dapat mereka rujuk yang memungkinkan mereka untuk meminta pertanggungjawaban vendor mereka. Ini juga merinci jenis layanan yang akan mereka dapatkan. Jika kebutuhan tidak terpenuhi, mereka dapat mengurangi beberapa dampak dengan memberikan kompensasi uang melalui penyedia mereka. Bagi banyak perusahaan, ini adalah jaminan yang mereka butuhkan untuk memulai hubungan dengan mitra yang belum pernah mereka tangani sebelumnya.

• SLA juga menciptakan peluang bisnis baru. Dalam banyak kasus, client akan meninggalkan vendor jika mereka merasa tidak mendapatkan perhatian pribadi yang cukup. Calon client sering kali mencari untuk memulai hubungan profesional baru karena mereka telah mengalami layanan buruk dari penyedia layanan lain dan sedang mencari mitra yang dapat memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik. Akibatnya, memanfaatkan SLA bisnis dapat menjadi alat penjualan yang ampuh. Dengan mengatasi kesenjangan umum dalam perjanjian SLA dan menciptakan transparansi dalam hubungan, perusahaan jasa dapat dengan cepat mengatasi masalah umum client potensial dan secara jelas menguraikan bagaimana mereka akan memastikan standar layanan yang tinggi.

Memiliki SLA dapat saling menguntungkan bagi calon client yang mencari layanan dan penyedia terkelola. Dengan memahami apa yang harus dicari dalam perjanjian Anda dan menyusun harapan yang jelas di awal perjanjian client / mitra Anda, Anda dapat memastikan kepentingan terbaik perusahaan Anda selalu menjadi prioritas utama dan memaksimalkan nilai hubungan bisnis Anda.

Analisis ABC

Analisis ABC (Activity Base Cost) adalah metode dalam manajemen persediaan (inventory management) untuk mengendalikan sejumlah kecil barang, tetapi mempunyai nilai investasi yang tinggi.

Analisis ABC didasarkan pada sebuah konsep yang dikenal dengan nama Hukum Pareto (Ley de Pareto), dari nama ekonom dan sosiolog Italia, Vilfredo Pareto (1848-1923). Hukum Pareto menyatakan bahwa sebuah grup selalu memiliki persentase terkecil (20%) yang bernilai atau memiliki dampak terbesar (80%). Pada tahun 1940-an, Ford Dickie dari General Electric mengembangkan konsep Pareto ini untuk menciptakan konsep ABC dalam klasikasi barang persediaan.

Berdasarkan hukum Pareto, analisis ABC dapat menggolongkan barang berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah, dan kemudian dibagi menjadi kelas-kelas besar terprioritas; biasanya kelas dinamai A, B, C, dan seterusnya secara berurutan dari peringkat nilai tertinggi hingga terendah, oleh karena itu analisis ini dinamakan “Analisis ABC”. Umumnya kelas A memiliki jumlah jenis barang yang sedikit, namun memiliki nilai yang sangat tinggi.

Dalam hal ini, saya akan menggunakan tiga kelas, yaitu: A, B, dan C, di mana besaran masing-masing kelas ditentukan sebagai berikut (Sutarman, 2003, pp. 144–145):

1. Kelas A, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 15-20% dari  total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 75-80% dari total nilai uang.
2. Kelas B, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 20-25% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 10-15% dari total nilai uang.
3. Kelas C, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 60-65% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 5-10% dari total nilai uang.

Besaran masing-masing kelas di atas akan membentuk suatu kurva sebagaimana terlihat pada Gambar 1 di bawah ini.

 

Gambar 1. Kurva Analisis ABC (Sumber: Kusnadi, 2009, p. 9)

Adapun langkah-langkah atau prosedur klasikasi barang dalam analisis ABC adalah sebagai berikut:

1. Menentukan jumlah unit untuk setiap tipe barang.
2. Menentukan harga per unit untuk setiap tipe barang.
3. Mengalikan harga per unit dengan jumlah unit untuk menentukan total nilai uang dari masing-masing tipe barang.
4. Menyusun urutan tipe barang menurut besarnya total nilai uang, dengan urutan pertama tipe barang dengan total nilai uang paling besar.
5. Menghitung persentase kumulatif barang dari banyaknya tipe barang.
6. Menghitung persentase kumulatif nilai uang barang dari total nilai uang.
7. Membentuk kelas-kelas berdasarkan persentase barang dan persentase nilai uang barang.
8. Menggambarkan kurva analisis ABC (bagan Pareto) atau menunjuk tingkat kepentingan masalah.

Dengan analisis ABC, kita dapat melihat tingkat kepentingan masalah dari suatu barang. Dengan begitu, kita dapat melihat barang mana saja yang perlu diberikan perhatian terlebih dahulu.

Warehouse

 Skiareho

Warehouse adalah sistem logistik pada gudang di suatu perusahaan untuk menyimpan dan menyediakan informasi terkait status pengiriman barang serta kondisi fisik hingga persediaan barang yang akan diperbarui datanya pada kurun waktu tertentu.

Apa itu Warehouse?

Rows of shelves with goods boxes in huge distribution warehouse at industrial storage factory.

Warehouse adalah sistem pergudangan atau logistik yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan dan menyediakan barang. Bedanya dengan gudang biasa adalah warehouse adalah sistem pada warehouse memberikan informasi mengenai ketersediaan atau stok barang, kondisi barang tersebut hingga status pengiriman barang.

Sistem ini memiliki peran yang penting pada supply chain management (SCM) atau kata lainnya adalah sistem rantai pasokan yang akan selalu diperbarui dan hanya bisa diakses oleh beberapa pegawai tertentu sesuai ketentuan.

Beberapa aktivitas penting yang terjadi pada sistem warehouse seperti menerima barang dan unloading atau melakukan pengiriman barang ke luar.

Warehouse akan menyimpang barang dalam jumlah banyak, untuk itu, Pins, diperlukan trik penataan pada warehouse agar mudah melakukan pencarian barang.

Hal yang perlu dicermati dan dipertimbangkan saat membangun gedung warehouse adalah seperti apa tata letak bangunan dan ruangannya nanti, berapa kira-kira jumlah permintaan barang dari pasar, jenis gudang dan fasilitas pendukung. Bila perlu, kamu juga bisa melengkapinya dengan teknologi canggih seperti material handling automatic.

Tujuan Warehouse Perlu Dibangun

Sebagai penunjang mobilitas bisnis logistik atau sejenisnya, warehouse perlu dibangun di gedung yang memenuhi kriteria khusus agar kegiatan logistik berjalan lancar.

• Berfungsi sebagai transportation (production cost reduction), yakni memiliki peran dalam mengendalikan dan mengefisiensikan biaya transportasi dan produksi. Sekalipun suatu barang diproduksi dalam jumlah banyak tetapi permintaannya justru sedikit, barang tersebut bisa disimpan di warehouse.
• Berfungsi sebagai coordination of supply and demand, maksudnya adalah warehouse sebagai tempat penyimpanan barang yang aman saat permintaan di pasar mengalami fluktuasi.
• Berfungsi sebagai production needs, bukan hanya menyimpan barang saja melainkan berperan hingga proses produksi akhir. Misalnya anggur dan keju yang memerlukan waktu simpan lebih lama agar kualitas produk tersebut baik.
• Berfungsi sebagai marketing considerations, maksudnya adalah gudang sebagai solusi dalam pendistribusian produk untuk mempermudah dan mempercepat pengiriman barang.

Rekomendasi Rancangan Layout Warehouse

Smart factory equip with AGVs, 3D printers and robotic arm. 3D rendering image.

Agar gudang atau warehouse memiliki ruangan dan sistem logistik yang efektif dengan meminimalisir biaya material handling, berikut ini beberapa metode yang bisa kamu terapkan untuk merancang tata letak warehouse.

• Shared storage, dasar dari metode ini adalah First In First Out (FIFO) di mana produk atau barang yang akan dikirim oleh konsumen dalam waktu dekat diletakkan di dekat pintu in-out (keluar-masuk).
• Dedicated storage, prinsip metode ini adalah menyimpan produk atau barang di bagian yang sudah disediakan dan tetap tidak berubah-ubah.
• Class based storage, prinsip dari metode penataan ini adalah menggolongkan produk ke dalam 3 golongan sesuai pareto analysis atau memperhatikan ukuran hingga jenis produk.
• Continuous warehouse, metode continuous menerapkan prinsip make to order di mana produk disimpan berdasarkan pesanan atau permintaan pelanggan atau yang sudah masuk ke dalam periode waktu antar produk.

Metode ini juga memperhatikan ketersediaan maksimum dan minimum dari suatu produk atau barang dengan tujuan untuk memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan perusahaan.

Warehouse Perlu Ditata, Kenapa?

Penting untuk memperhatikan bagaimana kamu menata warehouse karena:

• Kinerja karyawan akan lebih optimal dengan rancangan dan tata letak warehouse yang baik.
• Bila kinerja karyawan meningkat, maka performa perusahaan pun ikut meningkat.
• Operator material handling seperti mesin forklift tidak perlu keliling ruangan saat melakukan penyimpanan atau pengeluaran barang.
• Daya guna warehouse tersebut pun semakin tinggi.

Jenis-jenis Warehouse

Jenis-jenis warehouse tergolong ke dalam 3 jenis berdasarkan karakteristiknya, di antaranya.

Raw Material Storage (Stock Room)

Warehous jenis ini berfungsi untuk menyimpan setiap material yang dibutuhkan proses produksi. Warehouse jenis ini terbagi ke dalam dua jenis ruangan, yakni di dalam bangunan pabrik atau ruang produksi (indoor) dan ada beberapa material yang disimpan di luar bangungan (outdoor).

Working Process Storage

Barang-barang yang disimpan di jenis warehouse ini adalah barang atau material yang sedang dalam tahap proses pengerjaan atau produksi. Kamu bisa menemukan jenis warehouse working process storage pada industri manufaktur. 

Pasalnya, pada industri tersebut material-material yang dibutuhkan harus melewati seleksi operasi dan pengerjaan produksi terlebih dahulu.

Finished Goods Storage

Sesuai dengan namanya, jenis warehouse finished goods storage menyimpan produk atau barang yang sudah selesai dikerjakan.

Fungsi Warehouse

Warehouse merupakan salah satu unsur yang memiliki peran penting dalam sistem supply chain management. Fungsi dan peran penting tersebut, seperti:

• Kecepatan (Speeds), salah satu strategi kompetitif perusahaan adalah memasok produk sedekat mungkin dengan pasar agar proses pemasaran atau pengiriman jadi lebih cepat.
• Efisiensi (Efficiency), dinilai dari seberapa efektifnya rantai pasokan produk dari berbagai unit. Biasanya banyak perusahaan akan terus memperbaiki sistem ini.
• Efektivitas (Effectiveness), memberikan kemudahan pada konsumen untuk mengakses dan mendapatkan produk atau barang.
• Reliabilitas (Reliability), memiliki fungsi sistem informatif, komunikatif, hingga eksekusi agar seluruh fungsi yang telah disebutkan berjalan dengan efektif dan efisien.