Apa Itu Storeman? Pengertian Tugas Dan Tanggung Jawab Storeman

Apa itu Storeman? 

Menurut definisi dan pengertian yang dikeluarkan oleh oxforddictionary, Storeman adalah seorang pria yang bertanggung jawab atas barang - barang yang disimpan (di dalam gudang).

Dari definisi dan pengertian tersebut maka dapat kita simpulkan bahwa Storeman adalah orang yang bertugas untuk mengontrol aliran barang dari dalam gudang, memonitor barang masuk dan barang keluar, keamanan, pergerakan barang yang efisien dan penanganan item sekaligus menyimpan catatan transaksi keluar masuknya barang.

Tugas dan peranan dari seorang Storeman sangat penting untuk setiap bisnis (perusahaan) yang memiliki catatan stok barang atau sejumlah besar peralatan. 

Tugas storeman bisa jadi berbeda - beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, akan tetapi secara umum, itu adalah tugas dari storeman untuk bertanggung jawab dalam mengelola semua fungsi kegiatan transaksi, dokumentasi barang dan peralatan. 

Mereka harus memastikan bahwa tingkat stok di dalam gudang tidak kehabisan (kosong). 

Mereka juga harus melacak semua jenis pengeluaran barang persediaan dari dalam gudang, serta menyimpan semua catatan mutasi transaksinya.

Sebagai referensi untuk Anda, berikut ini adalah tugas - tugas pokok dari seorang Storeman yang perlu Anda ketahui, antara lain:

1. Perencanaan Dan Penanganan Stok Barang Persediaan

Salah satu tugas utama dari seorang storeman adalah bertanggung jawab untuk melacak semua hal yang berkaitan dengan persediaan barang. 

Storeman harus memantau tingkat stok saat ini untuk memutuskan apakah perlu memesan barang kembali atau tidak, serta mengorganisir persediaan yang ada, sehingga menjadi lebih mudah dan aman  untuk diakses.

2. Mengontrol Biaya Dan Pengeluaran

Ini adalah tugas dari Storeman untuk menemukan sumber (Pemasok) barang yang paling murah dan berkualitas untuk stok persediaan dan menyimpan semua catatan yang akurat atas pemasukan pengeluaran barang yang terjadi. 

Seiring dengan hal tersebut, maka Storeman bertanggung jawab untuk memantau di mana barang persediaan akan dibeli, berapa banyak jumlah barangnya dan departemen mana saja yang belanja. 

Untuk melakukan hal tersebut, Storeman akan membuat catatan untuk tiap Departemen yang ditandatangani pada penyerahan barang tersebut. 

Setiap perusahaan memiliki metode sendiri yang berbeda - beda untuk merekam rincian catatan ini. 

Beberapa perusahaan mungkin memilih untuk mencatatnya dalam satu buku besar (Log Book), sementara perusahaan yang lain lebih memilih untuk menyimpannya dalam bentuk database elektronik. 

Storeman bertanggung jawab untuk membantu dalam mengembangkan sistem yang paling efisien untuk hal tersebut.

3. Menerima Pengiriman Barang

Storeman bertanggung jawab untuk menerima semua pengiriman barang yang di pesan dari pemasok (Suplier). 

Dia harus memastikan bahwa barang - barang yang dikirim tersebut tidak rusak, kualitasnya sesuai dengan persyaratan teknis yang telah ditentukan dan jumlahnya sesuai dengan yang tertera dalam purchase order (PO). 

Dia juga bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman barang jadi dan produk ke pelanggan. 

Dia  harus memastikan bahwa produk tersebut sesuai dengan order (pesanan), sudah dikemas dengan baik dan memastikan pengiriman tepat waktu ke pelanggan dengan memilih ekspedisi yang terpercaya.

4. Menjaga Keselamatan Dan Keamanan Barang

Aspek lain dari pekerjaan Storeman adalah memastikan keselamatan dan keamanan barang di dalam gudang. 

Dia harus memastikan bahwa ada sistem keamanan yang memadai di dalam gudang, termasuk penjaga gudang, kamera pengawas, dan sistem alarm (keamanan). 

Dia juga harus menegakkan aturan yang ketat terkait dengan kesehatan dan keselamatan pekerja gudang dengan melatih staf pada praktek yang tepat di dalam gudang, serta prosedur darurat ketika terjadi kebakaran atau insiden lainnya.

Secara umum, perusahaan biasanya akan menetapkan beberapa persyaratan penting, tugas dan kualifikasi dari Storeman ketika mereka membuka lowongan pekerjaan untuk posisi tersebut.

Dan berikut ini saya akan membagikan dengan Anda beberapa hal terkait dengan hal tersebut, antara lain :

1. Tanggung Jawab Umum

Beberapa tanggung jawab umum dari Storeman, yaitu:

• Kepatuhan terhadap prosedur keamanan,keselamatan dan Kesehatan
• Menjaga gudang dalam keadaan rapih
• Menggunakan sistem komputerisasi, pemindai barcode dan teknologi lainnya untuk merekam pergerakan barang.

2. Tugas - Tugas Storeman

Adapun tugas - tugas dari Storeman, antara lain:

Penerimaan Barang

• Bongkar muat barang dari suplier
• Memeriksa bahwa jumlah yang benar dan jenis barang telah diterima
• Mencatat setiap barang yang rusak, hilang atau rusak
• menandatangani formulir pengiriman barang yang telah lengkap
• Memindahkan barang ke area yang benar di gudang, baik secara manual atau menggunakan peralatan penanganan mekanis
• Label barang

Penyimpanan Dan Kontrol Stok

• Mengalokasikan ruang penyimpanan barang di dalam gudang
• Relokasi dan menyusun ulang barang untuk membuat ruang penyimpanan baru
• Menyimpan catatan (manual atau komputerisasi) barang, lokasi dan kuantitasnya
• Re-order jika tingkat stok terlalu rendah di dalam gudang

Pengiriman Barang

• Pemilihan barang yang telah dipesan pelanggan
• Menyimpan catatan barang yang telah dipilih
• Menyiapkan catatan pengiriman dan labelnya
• Menyiapkan barang untuk pengiriman

Selain tugas tersebut, beberapa asisten gudang mungkin memiliki tanggung jawab tambahan yang lain, misalnya:

• Bekerjasama dengan produsen, distributor dan pelanggan
• Mengatur armada pengiriman untuk mengirimkan barang ke pelanggan
• Kontrol kualitas barang masuk atau barang keluar
• Mempertahankan kondisi atau suhu yang stabil (misalnya untuk bahan makanan yang mudah rusak, bahan kimia)

Kualifikasi Dan Persyaratan Pendidikan

• S1 Manajemen atau Ekonomi (Sederajat)
• Pengalaman 3 sampai 5 tahun di bidang yang sama
• Sertifikat dalam program pengendalian barang persediaan
• Bisa berbahasa Asing (Minimal Bahasa Inggris)

Apa jenis ketrampilan yang butuhkan untuk pekerjaan ini?

• Memiliki pengetahuan tentang praktik penyimpanan dan prosedurnya
• Memiliki pengetahuan tentang nilai, terminologi dan penggunaan rantai pasok dan bahan yang ditangani di fasilitas toko yang ditugaskan
• Memiliki beberapa pengetahuan tentang prosedur pembelian barang
• Memiliki kemampuan untuk mengawasi pekerjaan bawahan
• Memiliki kemampuan untuk memahami dan mengeksekusi instruksi lisan dan tertulis
• Memiliki kemampuan untuk membangun dan memelihara hubungan kerja yang efektif yang memerlukan tugas kerja secara tim work
• Memiliki kekuatan fisik dan cekatan
• Dapat memperhatikan detail
• Memiliki kesabaran
• Menjadi team work yang baik
• Bertanggung jawab
• Dapat diandalkan
• Dapat dipercaya
• Memiliki keterampilan khusus terkait dengan pergudangan
• Memiliki kemampuan komunikasi verbal yang baik

Demikianlah uraian artikel tentang Definisi Dan Pengertian Storeman, Tugas Serta Kualifikasi Skillnya.

Cycle Count Gudang: Pengertian, Metode, Fakta & Kelebihan

Pergudangan tidak terlepas dari dunia bisnis, karena sebagian besar perusahaan membutuhkan gudang sebagai tempat penyimpanan produknya. Dalam pergudangan terdapat istilah Cycle Count Gudang yang merupakan sebuah teknik perhitungan actual stock.

Teknik perhitungan ini sangat melekat dengan gudang dan stock, bahkan menjadi salah satu proses penting yang tidak boleh dilewatkan begitu saja. 

Biasanya, perusahaan akan menerapkan Cycle Count dalam beberapa periode waktu, misalnya saja harian, mingguan, bulanan, atau tahunan.

Tujuan dari penerapan Cycle Count tentu saja adalah untuk memantau akurasi barang yang terdapat di dalam gudang penyimpanan. 

Jika hanya membaca sekilas tentang Cycle Count, akan sulit bagi kamu untuk memahaminya, sehingga simak ulasan berikut ini secara lengkap.

Apa Itu Cycle Count Gudang?

Cycle Count Gudang adalah sebuah teknik yang dilakukan dalam manajemen gudang, yakni dengan cara melakukan perbandingan antara stok secara aktual dan stok di data secara periodik. 

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, bahwasannya Cycle Count merupakan hal penting dalam perusahaan.

Tujuan dari teknik perhitungan ini tidak hanya sebatas mengetahui stok, melainkan juga untuk mengetahui beberapa hal penting lainnya. Misalnya seperti mengetahui material yang shortage, keperluan procurement (perencanaan pengadaan barang), dan keperluan produksi atau penggunaan.

Selain itu, dengan menerapkan teknik perhitungan ini, kamu juga bisa mengetahui banyaknya aset perusahaan yang disimpan di dalam gudang dalam bentuk inventory, bahkan inakurasi gudang bisa diketahui pula dengan cara ini.

Perbedaan Cycle Count dan Physical Inventory

Tidak sedikit pebisnis menyatakan bahwa Cycle Count merupakan hal yang sama dengan Physical Inventory, padahal secara umum keduanya adalah hal yang berbeda. Lantas, dimana letak perbedaannya? simak informasi berikut:

1. Pembekuan Persediaan

Jika menggunakan Cycle Count, kamu tidak perlu pembekuan inventaris gudang, namun jika menggunakan Physical Inventory maka dibutuhkan pembekuan persediaan gudang.

2. Fleksibilitas

Fleksibilitas dalam Cycle Count adalah ketika perusahaan bisa memutuskan perhitungan persediaan harus dilakukan, sedangkan dalam Physical Inventory fleksibilitas sangat terbatas. Hal tersebut dikarenakan perhitungan hanya dapat dilakukan dengan satu cara saja.

3. Kompleksitas Dan Waktu

Dari segi kompleksitas dan waktu, Physical Inventory memiliki waktu yang terbatas dan tingkat kerumitan tinggi, namun hal tersebut tidak akan ditemukan jika menggunakan Cycle Count karena dapat diselesaikan dengan waktu terbatas dan tidak rumiti.

4. Kesesuaian

Jika dilihat dari segi kesesuaian, Cycle Count sangat cocok apabila digunakan oleh perusahaan dengan persediaan produk banyak. Sementara itu, jika perusahaan kamu memiliki jumlah persediaan sedikit, maka lebih baik menggunakan Physical Inventory.

Ketika dipraktekkan, tentu saja kamu wajib mengetahui fakta terkait teknik perhitungan persediaan gudang Cycle Count. Dengan mengetahui fakta tersebut, maka pemahaman tentang teknik perhitungan ini akan semakin bertambah. Nah, fakta-fakta yang dimaksud tersebut adalah sebagai berikut:

1. Kegiatan Cycle Counting Ini Berkesinambungan

Cycle Counting Gudang merupakan kegiatan yang sangat berkesinambungan, karena teknik ini melibatkan kegiatan dalam menempatkan barang ke sebuah siklus dan akan dihitung secara berkala. Ketika dalam suatu siklus sudah dilakukan perhitungan secara keseluruhan, maka siklus baru akan tiba.

Hal tersebut akan terus menerus terjadi, sehingga teknik perhitungan stok dalam gudang ini dapat dikatakan sebagai kegiatan yang berkesinambungan.

2. Cycle Count Gudang Dapat Dijadikan Sebagai Target KPI

Tidak sedikit perusahaan yang mengalami permasalahan dan kesalahan paling sering terjadi adalah adanya selisih data pada inventory. Nah, disinilah peran dari Cycle Count, karena bisa mengatasi permasalahan tersebut.

Pasalnya, Cycle Counting Gudang akan menggunakan metode memecah barang atau produk ke dalam kelompok. Pemecahan tersebut disesuaikan dengan nilai serta prioritas masing-masing barang atau produk secara keseluruhan.

Dengan begitu, produk atau barang dengan harga / nilai tinggi sudah pasti akan dihitung sesering mungkin dalam sebuah siklus, dan begitupun sebaliknya.

Metode Cycle Counting Gudang

Dalam Cycle Counting Gudang, terdapat setidaknya tiga metode perhitungan yang biasanya digunakan dalam menghitung stok persediaan. Apa saja metodenya? Kamu bisa menemukannya pada informasi di bawah ini:

1. Metode Para ABC

Metode yang pertama adalah metode para ABC, yakni metode dengan mengelompokkan produk atau barang ke dalam beberapa kelompok dengan label A, B, dan juga C. Label A akan diisi dengan barang prioritas tinggi, sehingga akan dihitung lebih sering alias terus-menerus.

Sedangkan barang dengan label B merupakan barang umum yang akan dihitung setidaknya 3 atau 4 kali selama cycle counting. Label C merupakan label yang termasuk ke dalam kategori idle, usang, atau dengan prioritas rendah, sehingga perhitungannya akan lebih sedikit dari label sebelumnya.

2. Metode Contoh Acak

Metode contoh acak merupakan metode dalam Cycle Count dengan cara memilih produk secara acak setiap harinya. Hal tersebut bertujuan untuk menetapkan barang-barang yang perlu dihitung lebih dulu, dan apabila sudah terhitung semua maka daftar barang akan di refresh dan kembali dihitung.

Nah, setelah daftar barang di refresh kembali, maka proses perhitungan akan kembali dimulai dari awal dan hal tersebut akan terus-menerus dilakukan.

3. Grup Kontrol

Metode grup kontrol adalah metode Cycle Count yang bergantung pada jumlah grup control dengan langkah penerapan mulai dari menetapkan grup kontrol, kemudian menetapkan periode perhitungan, menetapkan berapa cyle, jadwal counting, kegiatan counting, serta identifikasi kesalahan dan juga analisa.

Kelebihan dan Kekurangan Cycle Counting Gudang

Meskipun digadang-gadang sebagai salah satu cara perhitungan terbaik, namun Cycle Count Gudang masih memiliki kekurangan di sela-sela kelebihannya. Kelebihan dan kekurangan dari metode ini perlu diketahui, sehingga ketika pengaplikasiannya kamu bisa lebih waspada.

Kira-kira apa saja yang menjadi sisi kekurangan serta kelebihan Cycle Counting Gudang? Berikut ini ulasan lengkapnya:

Teknik perhitungan yang memiliki lebih sedikit kerumitan apabila dibandingkan dengan teknik perhitungan lainnya.

Teknik perhitungan ini dapat mengurangi adanya gangguan dalam operasi di dalam gudang.

Teknik Cycle Counting Gudang dapat memilih nominal yang lebih murah, bahkan lebih murah apabila dibandingkan dengan perhitungan fisik persediaan.

Cycle Counting Gudang merupakan teknik terbaik, namun dalam menyimpulkan nilai benar pada akhir buku tahunan cukup sulit. Hal tersebut dikarenakan seluruh catatan persediaan barang di dalam gudang tidak diperbarui di waktu yang sama.

FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), dan WAC (Weighted Average Cost).

Metode penilaian persediaan merupakan salah satu metode yang digunakan perusahaan dalam persediaan stok sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. 

Terdapat tiga jenis metode penilaian persediaan: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), dan WAC (Weighted Average Cost).

1. Metode FIFO

FIFO (First in First Out) merupakan metode yang digunakan untuk menjual tergantung dari kapan produk tersebut tiba di gudang pemilik usaha. Singkatnya, metode ini memilih untuk menjual produk-produk yang datang terlebih dahulu. 

Oleh karena itu, tidak semua jenis usaha cocok dengan menggunakan metode ini untuk usaha mereka. Lantas, usaha apa yang paling cocok dengan FIFO?

Usaha yang cocok menggunakan Metode FIFO adalah Rumah Makan ataupun Supermarket yang biasanya menjual produk-produk dengan masa waktu penggunaan tertentu. 

Dengan menggunakan FIFO, pemilik usaha akan menyesuaikan penjualan mereka sesuai dengan produk yang paling mendekati masa expire-nya. Dengan begitu, mereka tidak akan merasa merugi karena produknya rusak ataupun basi.

2. Metode LIFO

LIFO (Last in First out) merupakan metode persediaan yang berbanding terbalik dibandingkan dengan FIFO (First in First Out). Sebab, LIFO lebih akan menjual produk yang baru masuk ke dalam stok dari pada produk lama apabila produk tersebut sedang dicari oleh para pelanggan. Dengan begitu, pemilik usaha bisa mendapatkan omzet yang lebih besar dengan menaikkan Harga Pokok Penjualannya.

Contoh jenis usaha yang menggunakan Metode LIFO adalah pengusaha ritel baju. Ketika sedang tren film Marvel Black Panther, penjualan baju muslim koko meningkat sangat pesat. Akibatnya, banyak pemilik usaha yang menaikkan harga jual baju tersebut sehingga bisa mendapatkan omzet yang lebih besar. Jika permintaan pasar kembali stabil, mereka akan sedikit ‘mengatrol’ harga tersebut.

3. Metode Average

Terakhir, ada Metode Rata-rata (Average) yang digunakan untuk mencari tahu harga jual dari sebuah produk sesuai dengan harga beli produk. Caranya adalah dengan menggunakan perhitungan biaya rata-rata per unit. Lebih lengkapnya, silakan gunakan formula yang tertera di bawah ini:

Average: Harga Total Persediaan/ Harga Unit

Misalnya, kamu membeli produk A sebanyak dua kali di jenjang waktu yang berbeda. Harga keduanya berbeda karena kamu memesan dari pemasok yang berbeda. Agar harga jual sama, kamu harus menjumlahkan semua produk tersebut kemudian cari harga rata-ratanya sesuai dengan formula yang ada di atas.

Staff Warehouse

Staff Warehouse adalah pekerjaan terkait pergudangan yang berperan penting dalam mengatur dan memastikan bahwa pendistribusian dapat berjalan lancar serta stock bahan baku masih dapat memenuhi target produksi. Dengan demikian, kedudukannya sangat berpengaruh pada supply chain perusahaan.

Staff Warehouse

Karyawan gudang atau staff warehouse adalah pekerja yang bertanggung jawab dalam menjaga kelancaran distribusi serta penataan barang di dalam gedung penyimpanan bahan baku dan produk perusahaan. Selain itu, mereka bertugas menempatkan barang sesuai dengan daftar, data, sekaligus memastikan stock opname berjalan sebagaimana mestinya.

Menurut definisi di atas, dapat kita simpulkan bahwa staff warehouse adalah bagian dari divisi logistik karena mengurusi persediaan, penataan, mencatat stok, memastikan tidak ada produk kadaluarsa, bahkan hingga membuat laporan tiap kali melakukan stock opname.

Selain itu, mereka juga memiliki tanggung jawab dalam pendistribusian mulai dari persiapan hingga melepas barang ke tangan distributor. Mengingat betapa kompleksnya tugas tersebut, maka jika ingin bekerja sebagai  staff warehouse  artinya Anda harus memiliki ketelitian tinggi, kekuatan fisik, dan kemauan bekerja keras.

Tugas Warehouse Staff

1. Menata Barang Sesuai Ketentuan
   Jobdesk paling umum bagi seorang warehouse staff adalah melakukan penataan barang agar teratur sesuai tanggal diterima, ketahanan, kondisi, serta kategori lain berdasarkan karakteristiknya. Dengan demikian, jika perusahaan akan mendistribusikan produknya, proses pemindahan dari gudang dapat berjalan lancar, efektif, serta efisien.

2. Melakukan Pendataan
   Selanjutnya, tugas warehouse staff yakni mendata jumlah keluar masuknya barang. Mereka bertanggung jawab atas kesesuaian data dalam laporan dengan kenyataan di lapangan. Selanjutnya, kondisi benda juga perlu dirinci agar bisa tersortir mana saja yang sesuai kriteria perusahaan.

3. Pemindahan Barang Saat Distribusi
   Tugas lain seorang warehouse staff adalah memantau perpindahan barang selama proses distribusi, baik keluar maupun masuk gudang. Pekerjaan ini lalu diteruskan dengan mencatat, memindahkan, dan menatanya sesuai kelompok yang sudah ditentukan.

4. Koordinasi Tim
   Menjaga kekompakan dan menyatukan pemahaman terkait penataan, pencatatan, dan pengelompokan adalah hal yang penting bagi warehouse staff. Semua anggota tim wajib memahami alur sekaligus prosedur keluar masuknya barang. Dengan begitu, pengelolaan gudang dapat berjalan lancar.

5. Memastikan Data Produk yang Akan Dikirim
   Sebelum distribusi dimulai, kewajiban warehouse staff adalah mendata sekaligus memastikan produk yang akan dikirim telah sesuai dengan permintaan para distributor. Selain itu, mereka wajib memantau perputaran roda distribusi dan membuat laporan sesuai realita lapangan.

6. Mematuhi Prosedur
   Seorang warehouse staff juga harus mematuhi prosedur dan SOP yang telah ditentukan perusahaan terkait pengadaan barang, distribusi, serta pengelolaan gudang. Hal ini dimaksudkan supaya terjadi keselarasan kerja antara tim dengan pengusaha.

7. Pemeliharaan Barang Secara Preventif
   Salah satu kegiatan yang menjadi tugas warehouse staff adalah pemeriksaan dan pemeliharaan barang dalam gudang agar kualitasnya tetap terjaga. Selain itu, mereka juga wajib melakukan penyortiran kelayakan produk sesuai SOP perusahaan sehingga proses distribusi tidak akan terhambat.

Syarat wajib dari Staff Warehouse

1. Mengerti Mekanisme Supply Chain
   Supply chain adalah serangkain proses suatu produk sejak diproduksi hingga sampai ke tangan konsumen. Alasan mengapa warehouse staff perlu memahaminya adalah karena pekerjaan mereka berhubungan dengan proses distribusi, yakni penyaluran barang ke tangan pembeli.

2. Mampu Melakukan Administrasi Gudang
   Syarat mutlak untuk menjadi seorang warehouse staff adalah wajib memahami serta mampu melakukan sederet kegiatan administrasi gudang yang meliputi pencatatan barang masuk dan keluar, klasifikasi sesuai SOP, serta dokumentasi.

3. Memiliki Fisik yang Kuat
   Sebagaimana telah dijabarkan di atas, warehouse staff adalah pekerjaan yang cukup berat, maka Anda harus memiliki fisik kuat untuk mengangkut barang dan keliling gudang dalam waktu lama.

4. Memahami Matematika Dasar
   Penting bagi seorang warehouse staff untuk memahami matematika dasar karena mereka akan sering bertugas menghitung stok, melakukan pencatatan, serta membuat laporan persediaan.

5. Teliti, Dapat Bekerja Sama, dan Berkomunikasi dengan Baik
   Seorang warehouse staff harus selalu fokus dengan peredaran barang dalam gudang. Oleh karena itu ketelitian adalah hal yang penting. Selain itu, kemampuan bekerja secara tim dan komunikasi juga menjadi modal utama agar koordinasi tim berjalan lancar.

Apa Itu Service Level Agreement (Sla) ?

Service Level Agreement (SLA) merupakan bagian integral dari kontrak vendor mana pun. Selain mencantumkan ekspektasi kualitas dan jenis layanan, SLA menawarkan perbaikan ketika satu pihak gagal memenuhi semua persyaratan yang disebutkan. 

Namun, tidak semua orang memahami apa itu SLA atau mengapa itu penting?

SLA adalah kontrak atau kesepakatan antara perusahaan dan penyedia layanannya yang menyatakan secara rinci harapan dan kewajiban hubungan tersebut. Ada beberapa keuntungan bekerja sama dengan penyedia layanan, tetapi untuk mendapatkan hasil maksimal dari jenis kemitraan ini, SLA harus diterapkan. SLA bertindak sebagai blueprint layanan yang disediakan vendor dan dapat melindungi aset dan reputasi perusahaan Anda. Meskipun SLA telah ada untuk beberapa waktu, mereka menjadi lebih populer sekitar 10 tahun yang lalu ketika outsourcing mulai mendominasi industri TI.

Menetapkan Standar

Di masa lalu, ketika pelanggan memberikan tanggung jawab khusus kepada penyedia layanan TI, mereka ingin mempertahankan kendali penuh atas kualitas layanan dan memastikan pengeluaran yang tepat. Oleh karena itu, mereka memerlukan indikator dan metrik tertentu untuk dipertahankan, seperti waktu aktif server aplikasi / layanan web, waktu penyelesaian masalah, dan waktu respons customer services. Seiring waktu, SLA diadopsi sebagai standar industri untuk dokumentasi dan audit yang memadai dari standar yang telah disepakati ini.

Komponen SLA (Service Level Agreement)

Meskipun tidak semua SLA identik, sebagian besar terdiri dari bagian serupa yang mencakup semua area hubungan client / mitra:

• Services

Bagian ini mencakup manfaat yang diberikan vendor. Misalnya, penyedia internet memberi pengguna akses ke ketersediaan internet dan layanan terhubung lainnya. Bagian layanan berisi spesifik dari semua layanan yang disediakan, kondisi ketersediaan layanan, tanggung jawab masing-masing pihak, prosedur eskalasi, standar (seperti jendela waktu untuk setiap tingkat layanan), dan pengorbanan biaya / layanan.

• Measurement

Bagian pengukuran digunakan untuk metrik yang mengukur komitmen layanan. Bagian pengukuran biasanya memiliki catatan yang menyoroti indikator kinerja utama, standar khusus, dan metode untuk mengukur kinerja, frekuensi, dan detail pelaporan.

• Intervals

Semua SLA harus memiliki bagian yang menguraikan lamanya waktu perjanjian diberlakukan dan interval di mana kontrak diaudit dan dinegosiasikan ulang.

• Obligations

Beberapa SLA memiliki kewajiban yang harus dipenuhi vendor dan pelanggan selama jangka waktu SLA agar perjanjian dapat diberlakukan. Ketika kewajiban ini tidak dipenuhi karena alasan apa pun, biasanya pelanggaran SLA akan diklaim, memungkinkan pelanggan untuk menggunakan hak mereka untuk menerima biaya penalti dari vendor.

• Penalties

Bagian hukuman menguraikan konsekuensi jika gagal mematuhi komponen kewajiban SLA.

Manfaat SLA (Service Level Agreement)

Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat disediakan SLA untuk hubungan penyedia layanan baru dan berkelanjutan.

• Mereka menetapkan pedoman yang jelas. SLA penting untuk memastikan kedua belah pihak berada di halaman yang sama dalam hal standar dan layanan. Dengan membuat perjanjian tingkat layanan, vendor dan client memiliki metode yang terdokumentasi dengan jelas untuk bekerja melalui harapan bersama mereka. Membuat pedoman yang jelas dan terukur diperlukan karena menurunkan kemungkinan mengecewakan client dan menawarkan bantuan kepada klien jika kewajiban tidak dipenuhi. SLA menyediakan jalan lain untuk kewajiban yang terlewat. Jika vendor gagal memenuhi kewajibannya, harus ada konsekuensi. Dalam SLA Anda, penalti dapat dan harus didefinisikan sebagai prosedur garis besar jika salah satu pihak gagal memenuhi standar kinerja. Hukuman moneter ini dapat membantu perusahaan Anda jika terjadi kerugian, dan juga melindungi kepentingan terbaik client dan vendor.

• Ini memberi ketenangan pikiran kepada client. Mereka memiliki kontrak yang dapat mereka rujuk yang memungkinkan mereka untuk meminta pertanggungjawaban vendor mereka. Ini juga merinci jenis layanan yang akan mereka dapatkan. Jika kebutuhan tidak terpenuhi, mereka dapat mengurangi beberapa dampak dengan memberikan kompensasi uang melalui penyedia mereka. Bagi banyak perusahaan, ini adalah jaminan yang mereka butuhkan untuk memulai hubungan dengan mitra yang belum pernah mereka tangani sebelumnya.

• SLA juga menciptakan peluang bisnis baru. Dalam banyak kasus, client akan meninggalkan vendor jika mereka merasa tidak mendapatkan perhatian pribadi yang cukup. Calon client sering kali mencari untuk memulai hubungan profesional baru karena mereka telah mengalami layanan buruk dari penyedia layanan lain dan sedang mencari mitra yang dapat memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik. Akibatnya, memanfaatkan SLA bisnis dapat menjadi alat penjualan yang ampuh. Dengan mengatasi kesenjangan umum dalam perjanjian SLA dan menciptakan transparansi dalam hubungan, perusahaan jasa dapat dengan cepat mengatasi masalah umum client potensial dan secara jelas menguraikan bagaimana mereka akan memastikan standar layanan yang tinggi.

Memiliki SLA dapat saling menguntungkan bagi calon client yang mencari layanan dan penyedia terkelola. Dengan memahami apa yang harus dicari dalam perjanjian Anda dan menyusun harapan yang jelas di awal perjanjian client / mitra Anda, Anda dapat memastikan kepentingan terbaik perusahaan Anda selalu menjadi prioritas utama dan memaksimalkan nilai hubungan bisnis Anda.